Welkom bij het rapporteringsportaal van de Arkopharma Group
In overeenstemming met onze ethische principes en de geldende wettelijke bepalingen maakt dit platform het mogelijk om meldingen te verzamelen over gedragingen of situaties die in strijd zijn met het Ethisch handvest van Arkopharma. Het is toegankelijk voor interne, externe en occasionele werknemers, alsook voor de partners van Arkopharma. De via dit platform uitgewisselde elementen en informatie zijn beveiligd en voldoen aan strikte vertrouwelijkheidsgaranties.
Lijst van scheidsrechters
Lijst van documenten
Wordt mijn melding beschermd door vertrouwelijkheid?
Arkopharma garandeert de strikte vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider, de persoon die het onderwerp is van de klokkenluidersmelding en elke andere persoon die in de melding wordt genoemd, evenals de informatie die in de melding wordt verzameld.
Informatie die u zou kunnen identificeren als klokkenluider mag niet worden vrijgegeven zonder uw toestemming. Ze kunnen echter in bepaalde gevallen worden doorgegeven aan de gerechtelijke autoriteiten. Wanneer de personen die verantwoordelijk zijn voor het verzamelen of verwerken van klokkenluidersrapporten de verzamelde feiten moeten rapporteren aan de gerechtelijke autoriteiten, kan de informatie die de klokkenluider identificeert ook aan hen worden gecommuniceerd. In dat geval wordt u daarvan op de hoogte gesteld.
Kan ik een anonieme waarschuwing versturen?
Het is mogelijk om anoniem een waarschuwing te verzenden. In dat geval moeten de feiten voldoende gedetailleerd zijn om de waarschuwing te kunnen behandelen. Wij raden u aan om uzelf te identificeren om de acties die nodig zijn om uw waarschuwing te beheren te vergemakkelijken, met dien verstande dat de vertrouwelijkheid van uw identiteit in alle gevallen zal worden gewaarborgd.
Wat gebeurt er nadat een waarschuwing is verzonden?
De Group Ethics and Compliance Manager wordt via het systeem op de hoogte gesteld van je melding. Uiterlijk 7 werkdagen na ontvangst van de waarschuwing ontvang je een ontvangstbevestiging. Het Waarschuwingscomité analyseert vervolgens de ontvankelijkheid van je melding. Als de waarschuwing ontvankelijk is, beslist het Waarschuwingscomité over de gepaste onderzoeksstrategie om na te gaan of de beweringen al dan niet op waarheid berusten. Je wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van je melding via het beveiligde berichtensysteem (bewaar hiervoor de vertrouwelijke code die je bij je melding hebt gekregen).
Hoe wordt de ontvankelijkheid van mijn waarschuwing beoordeeld?
De leden van het Waarschuwingscomité beoordelen gezamenlijk de ontvankelijkheid van elke melding in het licht van de wettelijk vastgestelde criteria en de huidige procedure voor het verzamelen en verwerken van meldingen. Ze gaan met name na of je voldoet aan de definitie van klokkenluider (te goeder trouw en zonder financiële tegenprestatie) en of de gemelde feiten binnen het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling vallen.
Welke actie kan er worden ondernomen naar aanleiding van mijn melding?
Als je melding ontvankelijk is, wordt deze behandeld door de mensen die verantwoordelijk zijn voor het onderzoek en die zijn aangewezen door het Waarschuwingscomité. Dit kunnen interne of externe personen zijn (bv. advocaten, consultants gespecialiseerd in digitaal forensisch onderzoek of professionele waarschuwingsonderzoeken). Vervolgens wordt een intern of extern onderzoek uitgevoerd om na te gaan of de gemelde beschuldigingen al dan niet gegrond zijn.
Als uw melding niet ontvankelijk is, wordt u op de hoogte gesteld van de redenen waarom de melding niet voldoet aan de wettelijke voorwaarden. De melding wordt dan gesloten en gearchiveerd in overeenstemming met de huidige regelgeving inzake persoonsgegevens.
BELANGRIJK
Via dit platform, heb je de mogelijkheid om verslag uit te brengen:
- gedragingen of situaties die in strijd zijn met het Ethisch Handvest van Arkopharma
- een misdaad of vergrijp
- een overtreding of een poging om een overtreding van de wet of een voorschrift te verbergen
- een bedreiging van of schade aan het openbaar belang
De vertrouwelijkheid van uw identiteit, de gemelde feiten en de perso(o)n(en) op wie de signalering betrekking heeft, blijft gedurende het proces van het verzamelen en verwerken van de signalering gehandhaafd. U kunt ervoor kiezen anoniem te blijven. In dit geval moeten de feiten voldoende gedetailleerd en expliciet zijn om de signalering te kunnen verwerken.
Alle meldingen worden verzameld door de Ethics and Compliance Officer, die het verslag voorlegt aan het Waarschuwingscomité om de ontvankelijkheid ervan met betrekking tot de procedure te bestuderen en te beslissen over het gevolg dat aan de behandeling van de waarschuwing moet worden gegeven naar gelang van het betrokken gebied. Arkopharma behoudt zich het recht voor om een beroep te doen op externe partners voor de behandeling van waarschuwingen.
WETEN
Elke waarschuwing heeft zijn eigen discussiesysteem voor het verzenden en ontvangen van berichten. Deze uitwisselingen respecteren de keuze van de auteurs van signaleringen indien zij anoniem wensen te blijven.
Alleen de aangewezen referenten ontvangen de informatie die u ons via het formulier toestuurt. U kunt uw signalering opvolgen en communiceren met de referent(en) dankzij de vertrouwelijke code die door het platform wordt gegenereerd wanneer u uw signalering indient.
Alle verslagen zullen aan een grondige analyse en een gedetailleerde interne audit worden onderworpen
